Zu guter Letzt kann immer noch auf die digitale Zusatzerfassung von Einnahmen- und Ausgabenbelegen zurück gegriffen werden. Bar und unbar.
Unbedingt lesenswert für die EDV-Erfassung von baren Einnahmen und Ausgaben sind die Verfügungen der Oberfinanzdirektionen der jeweiligen Bundesländer, was den Umgang mit Registrier- und EDV-Kassen spätestens ab dem Kalenderjahr 2017 angeht, auch und insbesondere für EÜR-Ermittler: Informationsschreiben_fuer_Unternehmer_innen_zur_Ordnungsmaessigkeit_der_Kassenbuchfuehrung.
Beleggebundene Rechnungsein- und Ausgänge, die im Betrieb ankommen oder über Fakturierungssysteme dort wieder an Kunden ausgespuckt werden, unterliegen in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auch für EÜR-Ermittler den Anforderungen des Bundesfinanzministeriums (BMF) und diesem Schreiben (gut lesbar, maximal 37 Seiten, mit Beispielen zur Buchführung): 2014-11-14-GoBD.
Im Original, falls in Papierform vorliegend, müssen diese Belege immer noch aktenmäßig in ihrer Ursprungserscheinungsform geführt werden. Sollten Einnahmen- oder Ausgabenbelege als PDF-Anhang zu einer Mail in Erscheinung treten, muss das PDF als PDF 10 Jahre abgespeichert werden. Sind Rechnungsbestandteile des Belegs im Emailkörper an sich enthalten, muß die Email als solche 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Eingescannte Belege gelten nur als Sicherheitskopien der Originale und können als „Arbeitspapiere“ getrennt oder zusammen mit den Originalen aufbewahrt werden- je nachdem, wie im Betrieb der Belegfluss definiert ist und dem Prüfer vor Augen geführt werden kann (siehe „Verfahrensdokumentation„).
Barzahlungen können über eine Kassenbuchsoftware oder sogar über ein Point- of-Sale Kassensystem, mindestens aber über eine Registrierkasse dokumentiert werden, um die Zusammensetzung der Tagesgesamterlöse in Einzelumsätzen nachweisen zu können.
Ab 2017 spätestens müssen EDV-geführte Kassensysteme und auch Registrierkassen derart geprüft sein, dass keine Unterdrückungen oder Manipulationen mehr das Tagesergebnis fälschen können (GdPDU-Siegel) und sichergestellt ist, dass für 10 Jahre rückwärts alle Einzelumsätze eines jeden Tages aus dem System wieder herausgelesen werden kann ( siehe Informationsschreiben fuer Unternehmerinnen zur Ordnungsmaessigkeit der Kassenbuchfuehrung).
Unbar über eine Finanzbuchhaltungssoftware, die Onlinebanking-Fähigkeiten aufweist und unter Umständen innerhalb eines „Enterprise Resource Programming“ Komplett-Verbunds zusätzlich noch weitere Softwarebestandteile für Lohnabrechnungen, Fakturierung und Lagerhaltung, Reisekosten, Anlagenverwaltung aufweist. Lexware® Software halt.
Wenn Sie allerdings eine Finanzbuchhaltungssoftware nutzen, sind Sie zur Einhaltung der 2014-11-14-GoBD verpflichtet. 37 Seiten mit Für- und Wider, kleinen Ausweichplätzen, AHA-Effekten und letztendlich einem Betriebsprüfer, der Ihren Gestaltungsspielraum (ja, es gibt ein paar Möglichkeiten) mit seinem Ermessenspielraum abgleichen wird.